Belajar Manajemen Proyek

1 Introduction Project Management

Pengertian

• Proyek adalah urutan peristiwa yang unik dan memiliki akhir
  
• Proyek berbeda dengan rutinitas harian
• Proyek perlu perencanaan, pelaksanaan dan pemanfaatan
  
• Manajemen proyek lebih menekankan penjadwalan dan pengendalian
• Proyek skala makro membutuhkan proyek manajemen
• Beberapa tool populer saat ini adalah MS. Project dan Primavera

Masalah Klasik Proyek

• Sulitnya menyelesaikan proyek Tepat waktu
  
• Overbudget
  
• Pemborosan Sumber Daya (Resources)

Proyek Makro, memerlukan :

• Planning mencakup (Objectives, Resources, WBS, Organization
• Scheduling mencakup (Project Activities, Start – End, Network / Relationship)
• Monitoring mencakup (Monitor project, compare, Revise, action)

Organisasi Proyek terbagi :

• Biasanya Struktur Organisasi bersifat Temporary
  
• Memiliki tenaga ahli spesialis
  
• Dipimpin oleh PM
  
• Terkadang memiliki struktur tetap (Matrix Organization), contoh di perusahaan kontraktor/ konsultan

Perencanaan Vs. Penjadwalan

• Perencanaan : baru berisi aktifitas dan hubungannya
  
• Penjadwalan : Sudah berisi total durasi, Resources, dan detail
• Perencanaan dan Penjadwalan akhirnya berujung pada biaya (Cost)

WBS ( Work Breakdown Structure)

• Mengetahui skema/ planning project
• Organisasi dan hirarki dari struktur Proyek
• Refleksi akan bentuk project dan peta perjalanan Project
  

Schedulling

• memiliki dampak jelas pada project Makro karena sifat dari hubungan antar task yang begitu banyak dan sulit untuk diingat dan tentunya berdampak pada Cost
  
• Unsur utama penjadwalan (Forecasting - Peramalan)

Tujuan Perencanaan Jadwal

• Menentukan permasalahan proyek
  
• Menentukan metode yang sesuai
  
• Proyek akan lebih terorganisir

Manfaat Perencanaan Jadwal

• Mengetahui hubungan antar task
  
• Mengetahui Lintasan kritis
  
• Mengetaui Start & End Proyek

Unsur penyusunan kegiatan

• Task
  
• Waktu
  
• Sumber daya (Resources)
  
• Biaya (Cost)
  

Barometer Jadwal yang efektif

• Dapat dipertanggung jawabkan
  
• Disusun atas dasar perkiraan yang tepat
  
• Sesuai dengan ketersediaan resources
  
• Dapat dibandingkan dengan project lain
  
• Fleksibel terhadap perubahan (Baseline & Update)
  
• Mendetail
  
• Dapat menampilkan Lintasan Kritis

Perkembangan Penjadwalan Proyek

• Diawali dengan metode diagram batang
• Dilanjutkan dengan metode network analysis :
• >> Bar Chart (1917)  oleh Hendri Lawrence Gantt , berisi info Start dan End namun kurang bisa menjelaskan hubungan antar kegiatan
• >> PERT (Peninjauan ulang program) menghindari penundaan , berbentuk diagram network dan bisa melihat hubungan logis antar task. Namun tidak semua orang dapat memahami
• >> CPM (Critical Path Methode) oleh DuPon Company 1958 untuk mencari solusi atas pekerjaan yang kritis dan perkiraan waktu yang tepat. Namun tetap sulit dipahami awam , (AOA)
• >> PDM (Presedence Diagram Network) berbentuk diagram network seperti PERT namun lebih mudah dipahami ketimbang CPM (AON)

Dasar Perhitungan

• (D) Durasi
  
• (ES) Eearly Start , Waktu paling cepat start
  
• (EF) Early Finish, Waktu paling cepat selesai
  
• (LS) Late Start, Waktu paling lambat start
  
• (LF) late Finish , waktu paling lambat finish
  
• (FF) Free Float / Free Slack , waktu tunda tanpa mempengaruhi waktu start kegiatan
  
• (TF) Total Float/ jumlah waktu tunda tanpa mempengaruhi akhir kegiatan

Rumusan

• EF = ES + D
  
• LS = LF – D
  
• FF = EF(a) – ES(b)
  
• TF = LF – EF

Earned Value Management

• Earned Value Management (EVM) adalah sebuah teknik pengukuran performansi proyek yang mengintegrasiklan scope, time dan data biaya. Berdasarkan baseline performansi biaya, project manager dan timnya dapat menentukan seberapa baik projek memenuhi scope, waktu dan tujuan biayan dengan memperhitungkan informasi aktual dan membandingkan dengan baseline.
• Variance Metrics
  Schedule Variance: SV = BCWP - BCWS
  Schedule Performance Index: SPI = BCWP / BCWS
  Cost Variance: CV = BCWP - ACWP
  Cost Performance Index: CPI = BCWP / ACWP
  Criteria
  SV, CV = 0 Project On Budget and Schedule
  SV, CV < 0 Over Budget and Behind Schedule
  SV, CB > 0 Under Budget and Ahead of Schedule
  CPI, SPI = 1 Project On Budget and Schedule
  CPI, SPI < 1 Over Budget and Behind Schedule
  CPI, SPI > 1 Under Budget and Ahead of Schedule

Oleh : Hery Purnama (IT Technical Trainer) 081.223344.506